Aquele funcionário importante para a empresa vai tirar férias e isso pode impactar na rotina da loja? Mesmo que o desespero bata à porta, é preciso ser estratégico e evitar que esse momento se transforme em uma crise.
Para entender um pouco melhor como se preparar para o momento de férias de funcionários, nós separamos algumas dicas. Boa leitura!
Crie um plano de ação
Antes mesmo de algum funcionário fazer o pedido de férias, é dever do gestor saber o período do ano em que cada colaborador tem esse direito. Isso vai servir para se antecipar a essas ausências e criar planos de ação, com o intuito de passar por isso de maneira estável.
Por essa razão, que tal fazer com que funcionários mais jovens na empresa sejam acompanhados pelos mais experientes? Estabeleça uma rotina de acompanhamento entre eles, para que aqueles que estão há mais tempo possam transmitir seus conhecimentos e ensinar sobre os processos. Dessa forma, se alguém importante para a empresa se ausentar, alguém mais novo pode seguir desempenhando a função.
É possível, também, criar um plano de ação de antecipação de entregas. Supondo que o funcionário saia de férias em junho, recomendar que, desde março, ele vá adiantando entregas, separando relatórios, treinando pessoas para ficar no lugar dele e deixando tudo pronto para o momento da saída pode auxiliar nesse processo.
Controle o emocional
É comum que a saída de um funcionário possa impactar no emocional dos outros colaboradores. Isso está ligado, principalmente, à sobrecarga ou à dificuldade de encontrar relatórios e documentos deixados pela outra pessoa.
Nesse momento, cabe ao gestor “controlar” o emocional da equipe e tranquilizá-los. Se for o caso, bote a mão na massa e ajuda em alguma tarefa. Criar dinâmicas entre os funcionários e organizar happy hours semanais, para “aliviar o estresse”, são práticas que podem favorecer a esse momento.
Dobre a atenção
Independentemente da importância do funcionário para o andamento das atividades da empresa, esse é o momento de dobrar a atenção em todos os processos do dia a dia. Com a equipe desfalcada, algumas coisas podem deixar de ser entregues, prazos não serem cumpridos, planilhas não serem atualizadas e a comunicação não ser assertiva.
Caso a situação fique crítica e você perca o controle, faça reuniões semanais, ou até mesmo diárias, para o alinhamento das demandas. Peça a participação de coordenadores de outros departamentos.
Evite a sobrecarga
Esse ponto está ligado, inteiramente, à dica da aplicação de planos de ação. Se existe algum colaborador sobrecarregado, é sinal que não houve um planejamento bem feito. Além disso, mais do que o problema, está em identificar que isso está acontecendo, uma vez que muitos colaboradores preferem não dizer que estão em sobrecarga, seja por medo, insegurança ou resiliência, o que pode comprometer a qualidade do trabalho.
Se constatar que algum funcionário está sobrecarregado, procure entender se isso está ligado à ausência do colaborador de férias. Se estiver, é necessário realocar algumas demandas e distribuir as tarefas. Contudo, se o alto volume não tiver ligação com a saída, é o momento de buscar entender por que isso está acontecendo.
Considere contratar temporariamente
Vamos supor que uma vendedora da loja saia de férias no período de final de ano, nos dias que antecedem o Natal. É, possivelmente, uma ausência que será sentida por toda a equipe de vendas, mesmo que eles tenham sido treinados e avisados com antecedência da saída.
Esse pode ser o momento de considerar contratar alguém temporariamente. Busque, meses antes, fazer uma seleção de escolher alguém para repor esse colaborador. Porém, dependendo de como for o desempenho desse substituto, você pode avaliar a oportunidade de efetivação.
Ao ler todas as dicas, você está preparado para manter o controle da empresa quando um funcionário sair de férias? Deixe nos comentários se há outra ação que você costuma implementar para esses momentos.
